CfA: Responsable administratif·tive polyvalent·e (H/F/X)

IHOES (Institut d'histoire ouvrière, économique et sociale)

https://www.ihoes.be/a-propos-de/emploi/

Secteurs d'activités

Centre d'archives privées & Service d'éducation permanente

Description générale

L'IHOES est une association sans but lucratif, indépendante et pluraliste, active à la fois comme centre d'archives privées et service d'éducation permanente. Situé à Jemeppe-sur-Meuse, en plein cœur de l'ancien bassin industriel liégeois, l'IHOES emploie une équipe dynamique et polyvalente composée de six personnes.

Depuis 2019, l'organisation du travail se fonde sur une structure non hiérarchique, au sein de laquelle les responsabilités en matière de gestion de l'ASBL sont réparties horizontalement sur l'ensemble des travailleurs.

Coordonnées

Avenue Montesquieu, 3
4101 Jemeppe-sur-Meuse

Courriel : info@ihoes.be
Téléphone : +32(0)4/224.60.72
Page Facebook : www.facebook.com/IHOES.Seraing

Intitulé du poste

Responsable administratif·tive polyvalent·e (H/F/X)

Description

Au sein de cette ASBL, vous remplirez le rôle de responsable administratif·tive polyvalent·e, concourant à la bonne gestion de l'association. Vous serez amené·e à gérer principalement les aspects administratifs, financiers et comptables.
Plus précisément, vous prendrez en charge les tâches suivantes :

• Vous assurerez le support administratif général de l'Institut : gestion téléphonique et accueil des visiteurs, traitement du courrier, rédaction des procès-verbaux des réunions, gestion des salaires, prise de contacts avec le secrétariat social et avec les instances subsidiantes, gestions logistique et pratique (intendance), etc.
• Vous serez en charge des paiements et des factures et assurerez le support au comptable externe : saisie des factures et des extraits bancaires via le logiciel BOB50, préparation de la clôture des comptes annuels, élaboration et ajustement des budgets, rédaction du rapport moral, etc.
• Vous assurerez la gestion des subventions privées et publiques : demandes, élaboration des dossiers, suivi, justification, prospection, etc. Vous assurerez la relecture formelle et orthographique des communications tant administratives que scientifiques.
• Vous participerez à la communication extérieure de l'IHOES (Facebook, lettre d'information virtuelle, etc.).
• Vous viendrez ponctuellement en appui aux autres missions du centre d'archives privées et du service d'éducation permanente (aide pour l'encodage, classement, transports d'archives, implication dans le futur déménagement, gestion des inscriptions lors d'événements publics, etc.).

PROFIL

Diplôme

Vous êtes en possession d'un diplôme de niveau B3/1 (études supérieures de type court, ex : bachelier en assistant/secrétaire de direction, en secrétariat, en gestion des ressources humaines, etc.).

Langues

Vous avez une parfaite maîtrise du français et une excellente orthographe.

Informatique

Vous avez une bonne connaissance de Windows : Word et Excel (tableaux croisés dynamiques, etc.). La connaissance du logiciel comptable BOB50 est un atout ainsi que la manipulation aisée d'Internet et du netbanking.

Expérience

Une expérience professionnelle dans une fonction similaire est souhaitée, ainsi qu'une connaissance du secteur non marchand et de l'éducation permanente.

Qualités

L'IHOES fonctionne sur un mode horizontal (non hiérarchique) de partage des responsabilités. Les qualités suivantes sont donc indispensables : esprit d'équipe, capacité à travailler de manière autonome, grand sens de l'organisation, rigueur, communication, adaptabilité.

Atouts

Le permis de conduire B et une voiture personnelle sont des atouts.

Parmi les avantages comparatifs qui guideront notre choix : un intérêt pour les thématiques abordées par l'Institut, une connaissance et/ou des compétences concernant les subventionnements publics et privés, une maîtrise de la communication sur les réseaux sociaux et une connaissance de langues étrangères (principalement l'anglais ou le néerlandais).